Dernière modification : 18 mars 2024
Dans le monde professionnel, il est fréquent d’utiliser des documents pour communiquer, partager des informations et formaliser des accords. Les formats Word et PDF sont les deux formats les plus couramment utilisés pour ces tâches. Mais quel format est le plus approprié pour votre travail ?
Les atouts et les faiblesses de Word
Word est un outil de traitement de texte très populaire, qui permet de créer des documents professionnels avec des mises en forme avancées. Il est facile à utiliser et offre de nombreuses fonctionnalités pour éditer des textes, des images et des tableaux. Cependant, les documents Word peuvent être modifiés facilement, ce qui peut causer des problèmes de fiabilité et de sécurité. De plus, Word fait partie du Pack Office de Microsoft, qui est payant. Si vous envoyez un document à une personne qui n’a pas exactement la même version que la vôtre, il est possible que la mise en page soit cassée, voire que le document soit illisible. En outre, les documents Word ne sont pas sécurisés.
En résumé, Word est bien adapté pour les documents qu’on va souvent modifier, comme des documentations ou des rapports, mais il ne l’est pas pour les documents officiels comme les contrats.
Pour ouvrir un ficher au format .doc ou .docx, vous pouvez utiliser les logiciels (donc à installer sur votre ordinateur) Microsoft Office (payant), ou Open Office (gratuit). Vous pouvez aussi les ouvrir sur un Cloud Office, c’est à dire une application sur Internet qui vous donne quasi les mêmes fonctiionnalités. Les principales sont Google Drive, Microsoft 365, ou encore Zoho Office Suite, le concurrent des 2 géants, en version ethique, gratuite, et indienne.
Les atouts et les faiblesses du format PDF
PDF est un format de document gratuit et utilisable sur n’importe quel type d’appareil (smartphone, tablette, ordinateur portable ou de bureau), qui permet de conserver la mise en page d’un document, indépendamment de l’ordinateur ou de la plateforme utilisée pour l’afficher. Il est sécurisé, car il est difficile de modifier un document PDF, ce qui en fait un format idéal pour les contrats et les documents importants. Cependant, il n’est pas fait pour les documents devant être modifiés , donc si vous devez apporter des modifications fréquentes, ce format n’est pas le plus adapté.
En résumé, le format PDF est un choix idéal pour les documents professionnels ou officiels comme les diplômes ou les contrats en raison de sa capacité à préserver la mise en forme, sa facilité de partage et sa possibilité de sécurisation des documents. Il est de plus en plus utilisé dans les entreprises et les organisations pour remplacer les documents papiers, pour une gestion plus efficace et écologique.
Pour ouvrir un fichier .pdf, vous pouvez utiliser votre navigateur internet, mais il est préférable d’installer un lecteur comme Adobe Acrobat (existe en gratuit et en payant), Zoho Viewer (et oui, encore un outil Zoho, le concurrent indien de Microsoft et Google), ou PDFelement (freemium), qui sont les plus connus. Notez qu’il y a généralement 2 types de lecteurs : ceux qui ne servent qu’à lire et qui sont souvent gratuits, et ceux qui servent à remplir des documents, le plus souvent payants.
Comment transformer un fichier en pdf ?
La plupart des applications comme Word, Excel, Google Docs, Google Sheets, et même Photoshop proposent la possibilité d’enregistrer un document au format .pdf. Pour cela, il suffit généralement de faire Enregistrer sous (ou Exporter sous, ou encore Exporter sous) et de choisir ensuite le format .pdf.
Une autre solution est d’utiliser Canva qui propose une nouvelle option extrêmement pratique de conversion de Word vers le format .pdf à l’adresse suivante : https://www.canva.com/fr_fr/outils/convertir-word-en-pdf/
Conclusion : Word ou PDF, quel format choisir ?
Word et PDF sont tous les deux des formats de documents populaires, mais ils ont des utilisations différentes. Word est un outil de traitement de texte qui convient pour les documents nécessitant des modifications fréquentes, tandis que PDF est un format de document portable idéal pour les documents importants qui doivent être partagés et conservés tels quels. Il est important de choisir le format approprié en fonction de vos besoins professionnels pour garantir une communication et une gestion efficace des documents.
Au fait …
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