Conseils et applications de télétravail et de visioconférence

Dernière modification : 11 septembre 2022

Depuis le début de la propagation du coronavirus,  mais surtout depuis l’annonce du président Macron, nous sommes nombreux à devoir faire du télétravail.

Les personnes qui travaillent dans le numérique sont déjà habituées, et de plus en plus de professionnels sont même persuadés que le télétravail peut les rendre plus efficaces (j’en ai déjà parlé sur ce blog en donnant quelques conseils).

Mais pour d’autres (et ils sont nombreux), c’est l’inconnu, et certains pensent même que le télétravail ressemble à des vacances alors qu’il n’en est rien. Voici donc quelques bonnes pratiques mais aussi des applications pour vous aider à poursuivre vos activités à distance, quand cela est possible !

9 conseils pour réussir votre journée de télétravail

En tant que travailleuse nomade, et surtout en tant que professionnelle du numérique, je travaille souvent à la maison ou en espace de coworking, et j’ai donc quelques conseils pour bien démarrer une journée de télétravail :

1. Se lever à heure fixe : je me suis rendue compte que ce n’était pas évident pour tous. Non, travailler à la maison ne veut pas dire faire la grasse matinée. On met son réveil à une heure raisonnable (entre 7h et 8h par exemple), et on se lève pour se préparer.
2. Faire un peu d’exercice : faire des étirements ou pratiquer un peu de yoga avant de commencer sa journée, c’est aussi se préparer psychologiquement en calmant son esprit pour être ensuite détendu et pleinement concentré. Personnellement, j’ai constaté à maintes reprises que mon état mental était très différent et surtout bien meilleur après 20 à 30 minutes minimum de yoga. En tout cas, ça vaut la peine d’essayer.
3. Se doucher et déjeuner comme avant n’importe quelle journée de travail : éventuellement, s’habiller un peu plus relax que d’habitude… oui, on va pouvoir travailler en survêtement sans que personne ne le sache !
4. Préparez votre ambiance de travail : fixez-vous des horaires de travail, éteignez tout ce qui pourrait vous déranger comme les notifications sur votre smartphone, fermez la porte de votre bureau et prévenez que vous ne souhaitez pas être dérangé jusqu’à telle heure.
5. Préparez des listes de ce que vous avez à faire : sur papier genre “sketchnote” ou bien avec une application. Le plus important selon moi est d’avoir le moyen de visualiser votre avancement, comme avec des cases à cocher ou des lignes à rayer. Cette liste doit pouvoir être mise à jour en fonction des emails entrants, et des nouvelles demandes de la part de votre équipe.
6. Ne mélangez pas vie privée et vie professionnelle : Alors bien sûr que non, on n’étend pas le linge tout en répondant à ses emails. Non, on ne peut pas garder ses enfants tout en répondant à un appel d’offre. C’est une des règles-clefs, souvent négligée … surtout par l’entourage : “Mais puisque tu es à la maison, tu peux bien faire ceci ou cela”. La réponse est «Non, ou seulement pendant mes moments de pause».
7. Faites des pauses : découpez ce que vous avez à faire en petites missions, pour que vous aillez conscience de l’avancement du travail, et prenez des pauses toutes les 2 à 3 heures, ou si vous n’arrivez plus à vous concentrer. Faites un peu d’exercice, allez vous préparer un café, quelque chose à manger …. mais surtout, évitez de vous lancer dans le visionnage d’un film qui pourrait vous faire oublier que l’heure tourne !
8. Restez en contact avec votre équipe : proposez un Rdv téléphonique en début et/ou en fin de journée avec vos collaborateurs afin de garder le lien, de rester motivé, et de ne pas perdre le fil de ce que vous avez à faire. Soyez également toujours disponible durant les horaires de travail.
9. Faites attention à la sécurité de votre ordinateur : pensez à fermer la session de votre ordinateur lorsque vous n’êtes pas en train de travailler, même de chez vous. De même, pensez à mettre à jour votre anti-virus (même sur un Mac !) et évitez d’aller sur des sites “sensibles” avec votre ordinateur de travail.

Les applications pour faciliter le télétravail pour votre équipe

Ces applications sont généralement disponibles sur tous les types d’appareils : smartphones, ordinateurs et tablettes et elles rentrent dans le contexte du travail collaboratif.

Pour communiquer facilement avec vos équipes :

• Slack : cette application de chat est très utilisée dans les écoles et les espaces de coworking, mais pas seulement. On peut créer différentes chaines pour communiquer en temps réel et pour ne pas trop se perdre dans le flot des messages. Elle est limitée au niveau de l’historique en version gratuite. Notez qu’elle présentait des problèmes de connexion qui ont enfin été corrigés (ouf !), ce qui permet désormais de se connecter facilement, même lorsqu’on l’utilise via plusieurs équipes.
• Discord : traditionnellement utilisé par les gamers, cette application de chat vocal permet d’avoir des “salles” (ou “canaux”) pour communiquer en groupe.
• Zoho Connect : un genre de réseau social mais réservé uniquement à votre équipe.
  Si vous ne connaissez pas encore Zoho, le concurrent de Google, c’est le moment de le découvrir car cette société est plus éthique, plus confidentielle et respectueuse au niveau de vos données de ses utilisateurs, et très centrée sur le bien-être de ses salariés (principalement situés à Chennai, en Inde. J’en ai d’ailleurs parlé sur cet article, écrit suite à une visite dans leurs locaux).
• Zoho chat : une application de chat orientée professionnels. Particulièrement idéale si vous travaillez déjà avec les applications Zoho.
• WhatsApp : très utilisée dans le monde pour communiquer, cette application peut servir à chatter par écrit à 2, mais aussi en groupe.
• Skype : très pratique pour se discuter en chat, partager des fichiers, et s’appeler en vocal. Possibilité de créer des groupes d’utilisateurs pour communiquer tous ensemble.

Pour s’organiser, collaborer et partager des documents dans le cadre de la gestion :

• Trello : extrêmement pratique pour travailler seul ou en équipe, créer des taches, les attribuer, y lier des documents …  Vraiment indispensable selon moi car cela peut simplifier le travail et alléger les emails.
• Google Drive ou les versions plus éthiques et confidentielles de Zoho : les applications Zoho Docs et Zoho Workdrive . Important : Zoho s’est engagé dans une politique d’ultra confidentialité des données de ses utilisateurs. C’est utile et important d’utiliser des concurrents de Google. 😉
• Azendoo : on peut y partager des taches, des documents, c’est vraiment un bon outil de travail collaboratif et vous pouvez lire mes articles sur le sujet ici en détail sur Azendoo et ici sur le télétravail en général. C’est une application payante.
• Acollab : plateforme collaborative made in France permettant à un groupe d’utilisateurs (généralement de la même entreprise, ou association) de centraliser les projets, les documents, un agenda de groupe, le suivi du temps passé, de créer des sondages, annuaire de groupe .. Je vous en parle plus longuement ici.
• Framasoft : C’est un incontournable du monde Open Source. Vous y trouverez énormément d’outils de collaboration gratuits, dans le respect total de la vie privée et professionnelle.
• Teamwork : gestion de projet en équipe, il existe une version gratuite limitée à 2 projets et à 5 personnes. Je ne l’ai pas essayé alors vos retours sont les bienvenus.
• Monday : pour gérer le flux de travail d’une équipe. Là aussi, j’attends vos retours d’expérience pour compléter.
• Freedcamp : application pratique pour communiquer à distance en groupe, gérer des tâches et des projets via des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban, mais aussi un wiki, un suivi de temps passé, etc.. Je n’étais pas fan de son interface graphique que je trouvais un peu vieillotte mais la nouvelle version semble très sympa.

Les applications de vidéoconférences pour mieux communiquer

La plupart de ces applications tellement utilises en télétravail proposent 2 versions : une gratuite, et l’autre payante, en fonction de vos besoins, et s’utilisent surtout avec un ordinateur et une webcam. D’autre part, certaines applications sont utilisables directement via un site internet (généralement avec un compte utilisateur), et d’autres doivent être installées sur votre ordinateur. Je ne les ai pas toutes testées et vos retours sont donc encore les bienvenus en commentaires ou via ma page de contact.

• Talky.io : je l’utilise depuis quelques années pour les réunions en petit groupe. Pas d’installation nécessaire, il suffit d’avoir un navigateur et de créer son propre canal de communication. (exemple : talky.io/chocolat) Puis on peut partager ou non sa caméra, son micro, et son écran, tout en chattant. Possibilité de push-to-talk (on doit appuyer sur un bouton pour parler, ce qui évite d’être pollué par les autres sons). Et aucune obligation de création de compte utilisateur.
• Whereby : cette application fonctionne grosso modo comme Talky, donc sans rien installer ni compte utilisateur. Par contre, en gratuit, on est limité à 4 personnes.
• Webex : permet de créer des réunions en ligne jusqu’à 100 participants. Idéal pour les formations (d’ailleurs, c’est ce que j’ai prévu d’utiliser avec mes élèves pour les cours en vidéoconférence).
• Zoom.us : très utilisée également pour les webinaires et conférences en ligne : partage d’écran, de navigateur, et tableau pour dessiner. Tous les écrans sont affichés mais les utilisateurs doivent installer l’application. Les sessions sont limitées à 40mn et à 100 personnes en version gratuite. C’est mon application préférée en ce moment pour visioconférences et les cours en ligne.
• GoToMeeting : Encore une application extrêmement utilisée dans les visioconférences, les cours à distance et les webinaires. Limitation à 250 participants.
• Microsoft Teams : conversation limitée à 50 personnes, partage d’écran, et chat. S’utilise avec un compte Office 365. J’utilise cette application toutes les semaines, et je n’avais vu qu’il y avait l’option appels et conférences en ligne ! Ces fonctionnalités sont bien cachées 🙂
• Livestorm : idéal si on n’a pas besoin de voir les autres participants en webcam, mais limité à 10 participants en version gratuite. Tout en ligne (rien à installer), avec un module de chat pour les questions.
• Jitsi.org : fonctionne sur le même modèle que Talky avec la création d’un canal au nom de votre choix. Partage d’écran, de caméra, de son. Possibilité de muter quelqu’un ou de lui envoyer un message privé. On peut l’utiliser via la version en ligne sur leur site, mais aussi via votre propre serveur si vous installez l’application dessus.

PS : un indice sur une de mes passions inavouées est cachée dans cet article. Saurez-vous le retrouver ? 🙂

Pour aller plus loin

• Et si le télétravail nous rendait plus efficaces ? Ce que dit la loi, quelques conseils, et quelques application web
• Test d’une plateforme de travail collaboratif made in France : Acollab
• Comment partager des images ou des fichiers lourds facilement ?
• 15 applications pour travailler plus zen