3 solutions de comptabilité en ligne au banc d’essai

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1. Comptabilité en ligne ou logiciels installés sur un ordinateur dédié ?

Quand on est une entreprise aujourd’hui, on hésite souvent entre solutions de comptabilité en ligne et logiciels installés sur un ordinateur dédié.

Si toutes les solutions doivent répondre aux besoins d’efficacité, de facilité de prise en main et de sécurité, je préfère très souvent les applications en ligne aux logiciels installés sur les ordinateurs, et ce pour les raisons suivantes :

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  • on peut y accéder depuis n’importe quel ordinateur, même lorsqu’on est pas au bureau ;
  • si votre ordinateur tombe en panne, qu’un disque dur crashe ou que vous vous faites cambrioler, vous risquez de perdre toutes vos données, et donc toute votre comptabilité. A moins, bien sûr, que vous ne fassiez des sauvegardes synchronisées ;
  • pas besoin d’utiliser une machine puissante, n’importe quel vieil ordinateur fait généralement l’affaire  ;
  • les solutions en ligne sont compatibles avec tous les systèmes d’exploitation, quel que soit leur âge (en général) : Windows, macOS, Linux.

Et pour les frileux en sécurité, notez ces quelques astuces :

  • il est possible d’installer certaines de vos applications en ligne sur un serveur qui vous appartient, ce qui vous permet de bénéficier de confidentialité des données optimales (si cela vous intéresse, contactez-moi car je travaille avec une entreprise partenaire dont c’est la spécialité et qui fait cela très bien) ;
  • si quelqu’un décide de trouver vos données, que vous les gardiez sur votre réseau d’entreprise ou que vous les mettiez sur un serveur extérieur ne changera pas grand chose en terme de sécurité. C’est même souvent mieux sécurisé chez un hébergeur professionnel ;
  • l’accès en https est sécurisé et souvent disponible pour ces applications.

 On y va ? C’est parti !

2. 3 solutions de comptabilité en ligne passées au crible : QuickBooks, Fred de la compta et Zoho invoice

1. QuickBooks

C’est l’application tendance du moment. Développée dans la Silicon Valley, Quickbooks a déjà largement fait ses preuves dans la comptabilité des entreprises puisqu’il est le numéro un aux USA. Il est donc assez logique qu’il essaye de s’implanter en France, avec les adaptations nécessaires pour la comptabilité des entreprises françaises, ainsi qu’une nouvelle équipe, 100% francophone implantée à Paris.

Particularités :

  • Prix de l’abonnement : entre 14 et 30 euros/mois
  • Cette solution est  proposée en France depuis décembre 2015 dans sa version complète.
  • Cible principale : entrepreneurs connectés, startups, mais aussi les TPE du tertiaire de mois de 5 salariés.
  • L’application est disponible en français, mais aussi dans d’autres langues.
  • Côté tableaux de bord, une soixantaine de modèles sont disponibles avec la version “Plus” et ils sont capables de répondre à la grande majorité des besoins. Ces rapports peuvent également être personnalisés.
  • Les rapports peuvent être exportés au format .xls ou .pdf, mais aussi être partagés par email.
  • Possibilité d’importation des données depuis des fichiers .csv ou .xls, et cela aussi bien pour les clients, les fournisseurs, les comptes que les produits et services.
  • Points forts de la solution :
    • Calcul automatisé de la TVA, ce qui est extrêmement pratique car vous savez toujours où vous en êtes.
    • Rapprochements comptables simplifiés.
    • La connexion en temps réel avec votre compte bancaire permet de toujours savoir où vous en êtes au niveau comptable (rapprochement comptable plus rapide et facile) et de connaître votre trésorerie en temps réel.
    • L’application smartphone de leur partenaire “Reiceipt Bank” permet de prendre en photo vos factures. Elles sont ensuite reconnues, simplifiant ainsi la saisie.
    • D’ici peu, les utilisateurs de Prestashop pourront relier leur site de vente en ligne à QuickBooks. Mais un peu de patience car c’est encore en cours de développement.

Ce que j’apprécie particulièrement :

  • Support client très réactif, disponible par email ainsi que sur un forum dédié aux utilisateurs.
  • Interface intuitive, avec de nombreux indicateurs.
  • Nombreux tutoriaux.
  • L’application smartphone qui, en scannant les tickets de caisse, permet d’éviter de rentrer à la main les dépenses.
  • Le support est très à l’écoute des suggestions d’améliorations, ce qui est généralement prometteur.

Ce que j’ai moins aimé :

  • J’ai trouvé compliqué l’import des données car j’ai rencontré des blocages inattendus (heureusement, l’équipe de Quickbooks m’a accompagné pour finaliser).
  • Je suis déçue qu’un devis de 3 lignes soit affiché sur 2 pages au lieu d’une seule. Un souci d’interlignes qui devrait être résolu rapidement (enfin, je l’espère !).
  • Le formulaire de contact a 4 ascenseurs (2 verticaux et 2 horizontaux) ce qui m’étonne beaucoup car ils ne semblent pas nécessaires (testé avec 3 ordinateurs différents).
  • On peut mettre plusieurs adresses email sur un contact, mais on ne peut créer qu’un seul contact par entreprise, ce que j’ai trouvé gênant.
  • L’application smartphone complète n’est pas encore sortie… mais elle est en cours de développement.
  • Les données sont stockées sur les serveurs de QuickBooks, aux USA. Même si la société est extrêmement vigilante sur la sécurité de ses données, j’aurais préféré un stockage en France.

Quelques captures d’écrans de Quickbooks

Cliquez sur les images pour les voir en plus grand.

2. Fred de la compta

Fred de la compta est une application en ligne 100% frenchie qui permet de bénéficier d’une comptabilité en temps réel ainsi que d’un conseiller qui vous accompagne au quotidien. Lancée en 2015, elle rencontre un franc succès auprès des artisans, des entrepreneurs et des entreprises.

Particularités :

  • Grande disponibilité de l’équipe de Fred de la compta pour un accompagnement sur-mesure ;
  • solution 100% “made in France” ;
  • nouvelle version prévue pour fin novembre 2016 :
    • tout a été refait ;
    • pour les dépenses, tout se fait automatiquement par reconnaissance des pdf : rien à saisir ;
    • un peu un Dropbox de l’entreprise où l’on peut stocker les contrats, etc…
    • une personne dédiée pour accompagner et vous guider dans les bons choix ;
    • Nouvelle version : intelligence artificielle qui va apporter de nettes améliorations ;
    • ce qui facilite grandement les opérations pour  la TVA et l’URSSAF, par exemple.
  • disponible en français ;
  • les documents sont stockés et sécurisés par la CDC Arkhinéo, soit la Caisse des dépôts (CDC Arkhinéo assure la conservation sécurisée et intègre de tous types de documents électroniques à valeur probatoire afin de vous permettre de faire face à vos obligations).
  • timeline qui permet de gagner en visibilité sur les opérations ;
  • tableau de bord que l’on peut personnaliser en fonction du secteur d’activité ;
  • possibilité d’exportation des donnée sur CSV ou XLS : oui ;
  • possibilité de lier les contacts avec une CRM : en cours de développement ;
  • dispo sur smartphone pour les travailleurs nomades : appli dédiée simplifiée disponible ;
  • quelle est votre cible principale : entrepreneurs avec tous les statuts, TPE, PME, SARL, auto-entrepreneurs qui dépassent le plafond…
  • quels sont vos atouts principaux : le suivi comptable, l’accompagnement des entrepreneurs ;

Ce que j’apprécie particulièrement :

  • Très bonne disponibilité du support client ;
  • accompagnement pour libérer du temps à l’entrepreneur et l’aider à mettre toutes les chances de son côté pour réussir ;
  • interface intuitive ;
  • communication sympathique ;
  • l’application est totalement “made In France”.

Ce que j’ai moins aimé :

  • cette solution n’est pas adaptée pour les auto-entrepreneurs (mais d’un autre côté, ils ne sont pas tenus de tenir une comptabilité de ce type :)) ;
  • la musique sur leur vidéo de présentation ! Mais les goûts et les couleurs… et puis, cela ne change en rien l’efficacité de leur solution 😉

Essayer Fred de la compta :

50 euros offerts sur votre abonnement annuel avec le code : GEEKETTE50 en vous abonnant sur leur site : https://www.freddelacompta.com/

3. Zoho Invoice

Cette solution est développée par des indiens et propose de faire une comptabilité allégée, parfaite pour des auto-entrepreneurs. L’équipe Zoho compte aujourd’hui 20 millions d’utilisateurs dans le monde, 3500 salariés et c’est donc une référence mondiale en matière de solutions web pour les entreprises.

Particularités :

  • Disponible en français ;
  • possibilité de faire des devis, des factures, d’enregistrer des dépenses, de suivre les paiements, mais aussi de comptabiliser le temps passé sur les projets ;
  • possibilité d’exportation et d’importation des données sur CSV ou XLS très facilement, soit par catégorie (factures, produits, clients…) soit d’un seul bloc ;
  • tableaux de bord très clairs ;
  • disponible sur smartphone pour les travailleurs nomades via une application native ;
  • plusieurs contacts possibles par entreprise ;
  • application de temps passé très pratique pour identifier le temps par projet ;
  • paiements uniques ou récurrents, en une ou plusieurs fois ;
  • accepte les paiements en ligne ;
  • un espace clients pour qu’ils puissent retrouver leurs devis et factures ;
  • serveurs localisés en Europe pour les clients européens, et a priori très bien sécurisés.

Ce que j’apprécie particulièrement :

  • Elle est très bien adaptée aux auto-entrepreneurs qui veulent surveiller leur comptabilité. D’ailleurs, en tant qu’AE, c’est ma solution préférée depuis 5 ans ;
  • Utilisation totalement gratuite pour un utilisateur et 25 clients ;
  • Zoho propose de nombreux autres outils très intéressants qui peuvent se relier entre eux (CRM, gestion de projets, présentations, support clients, suivi de bugs, rapports d’activité, …) ;
  • les développeurs et le support sont très réactifs.

Points potentiellement gênants :

  • Elle ne correspond pas aux obligations françaises (très lourdes) liées aux SARL, EURL, etc et n’est donc pas adaptée aux entreprises ;
  • Le support est disponible uniquement en anglais.

Quelques captures d’écran de Zoho Invoice

Cliquez sur les images pour les voir en plus grand.

4. Testez gratuitement Zoho Invoice

Tester gratuitement Zoho Invoice une solution parfaite prou les auto-entrepreneurs.

Comment remplacer Ph
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