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La checklist indispensable pour réussir votre événement

par Rashel Réguigne

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Organiser et réussir son évenementOrganiser et réussir votre événement

Organiser un événement est un beau challenge, que ce soit pour un salon professionnel, un forum, un mariage ou une rencontre sportive,  etc … Pour le réussir, il faut non seulement que tout se déroule bien, mais que tous les participants en gardent un excellent souvenir et en parlent.

Voici donc la checklist pour mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre événement et ne rien oublier :

  1. Prévoyez une programmation originale, avec une valeur ajoutée importante : des invités et / ou exposants intéressants, des thématiques dans l’air du temps.
  2. Organisez votre événement dans un lieu facile d’accès, avec des horaires pratiques en relation avec la thématique (on privilégie les rencontres professionnelles en semaine, et celles dans le cadre des hobbies, plutôt le week-end).
  3. Faites des repérages avant l’événement, pour identifier tous les problèmes qui pourraient se poser pendant l’événement.
  4. Coordonnez une bonne communication pluri-media : des supports de communication imprimés (affiches et flyers en particulier) mais aussi web (site Internet et réseaux sociaux, si possible avec des professionnels du community management). Ne pas oublier la publicité sur les radios et dans les journaux spécialisés.
  5. Organisez les réservations en utilisant par exemple des outils web qui se révèlent très pratiques (comme Evenbrite, Weezevent, ..).
  6. Prêtez une attention toute particulière à l’accueil : les participants, comme les visiteurs doivent être parfaitement bien accueillis et ne doivent pas attendre trop longtemps à l’entrée. Prévoyez la distribution du programme accompagné de quelques goodies (des objets sympathiques et marquants qu’ils garderont,  s’ils sont bien pensés).
  7. Indiquez le #hashtag de l’événement à l’entrée afin que tous les utilisateurs de Twitter le relaient.
  8. Prévoyez une zone avec WiFi afin de faciliter la communication via les portables en tous genres.
  9. Travaillez avec un bon professionnel pour le service de rafraîchissement ou de collation (rien de pire qu’un événement où le confort de base n’est pas au RDV pour laisser un mauvais souvenir et une mauvaise image de l’événement).
  10. Ne sous-estimez jamais le confort de vos invités : si vous organisez votre événement en plein été, pensez à la climatisation.
  11. D’une manière générale, entourez-vous des bonnes personnes, de professionnels compétents, fiables et à l’écoute pour être sûr de réussir votre événement. En effet, ce n’est qu’en travaillant avec des pros que vous obtiendrez un résultat de qualité.
  12. Couvrez votre événement en direct : collaborez avec des photographes et des cameramans pour mémoriser l’ambiance et les moments-clés. Incitez les participants à Twitter, à prendre des photos et à les partager sur Internet.
  13. Faites monter la pression avec la programmation, et des moments marquants, comme un jeu, une rencontre, ou une ouverture officielle.
  14. Animer votre événement tout au long de la journée : un/e animateur/e avec un micro, des jeux où chacun pourra participer. Par exemple : se faire prendre en photo devant quelque chose sympathique, original, et marquant (un fond ? des déguisements ? une situation relative au thème de l’événement ?).
  15. Pensez à l’après-événement : prévoyez un résumé avec un petit film ou des photos sur le site web et les réseaux sociaux.

la check-list pour réussir un évenementQuelques adresses pour vous aider à trouver les bons contacts

Pour organiser et réussir votre événement, il faut aussi savoir bien s’entourer. Voici quelques adresses de professionnels avec qui je travail régulièrement et qui pourront répondre à vos questions et à vos besoins :

  • Pour la création de sites Internet dédiés à vos activités et à vos événements, mais aussi pour vos flyers, cartes de visites, catalogue : le collectif StudioXine
  • Un photographe professionnel de talent, qui connait bien le monde de l’entreprise :  Eric Bouloumié
  • Pour créer des reportages de vos événements : Battina d’Abracamera mais aussi La Pure Prod

J’ai oublié quelque chose ? N’hésitez pas à m’en faire part en commentaire de cet article !

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