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Comment lire vos emails quand vous êtes en déplacement

par Rashel Réguigne

Dernière mise à jour

L’importance des adresses emails professionnelles

Aujourd’hui, l’email est, avec le téléphone,  le moyen de communication privilégié dans le milieu professionnel. En effet, on peut :

  • transmettre un message formel quelle que soit l’heure ou le lieu
  • bénéficier d’une transmission immédiate
  • transmettre des pièces jointes
  • l’envoyer à plusieurs personnes à la fois, de manière visible ou invisible
  • garder un historique des messages envoyés et des réponses reçues

Des adresses qui peuvent faire peur

Email par webmail ou logiciel de messagerie - StudioXineSi l’email est extrêmement pratique, on oublie trop souvent que l’adresse véhicule des valeurs et des informations sur son utilisateur. En effet, elle peut indiquer si la personne est un vrai professionnel… ou non !

En effet, une adresse en @yahoo.fr ou en @gmail.com indique souvent que la personne en face de vous n’a pas d’adresse professionnelle, et peut paraître moins crédible. Un peu comme si vous indiquiez une adresse en poste restante au lieu d’une vraie adresse postale sur vos courriers !

Même remarque pour une personne utilisant une adresse avec le nom de son fournisseur d’accès, comme @bouygues.fr ou @free.fr. On oublie qu’en changeant de fournisseur d’accès, cette adresse est détruite !

De plus, les statistiques indiquent que les internautes changent de fournisseurs d’accès internet environ tous les 2 ans. Il y a donc fort à parier que les cartes de visites avec ce type d’adresse soient bonnes pour la poubelle assez rapidement !

Quelle solution pour avoir une adresse pro et crédible ?

Vous représentez une marque, un service, une association, une entreprise ? Indiquez-le pour valoriser vos messages et les crédibiliser !

Si vous avez acheté un nom de domaine et un hébergement pour un site internet, vous disposez forcément de plusieurs adresses emails, gratuitement ! Par exemple, si vous êtes chez OVH, vous pourrez créer 10 adresses emails et autant de reconditionnements que vous le souhaitez. Vous pourrez donc utiliser une ou plusieurs adresses email du type mon.nom@mon-domaine.com.

Et si vous hésitez encore, sachez que cela coûte environ 30€/an pour une dizaine d’adresses email avec votre propre nom de domaine.

Quelle est la meilleure solution pour lire vos emails ?

Qu’est ce qu’un webmail ?

Un webmail est un service internet qui vous permet de lire vos emails depuis un site internet, et donc depuis n’importe quel ordinateur. Rappelons que vos messages étant stockés sur un serveur, le webmail permet donc de les lire et d’y répondre grâce à un outil : une interface graphique.

Quelques exemples de webmails célèbres : Yahoo, Free, et Gmail proposent des services de mails en ligne. Mais ce ne sont pas les seuls.

webmail - email - quelle est la meilleure solution pour lire ses emailsAutre exemple : si vous avez une adresse email avec votre propre nom de domaine, vous pourrez, si vous le souhaitez, lire vos emails sur un des webmails proposés par votre fournisseur : Horde, Roundcube, Atmail, Squirrel, etc … En fait, que vous vous connectiez à une interface ou à une autre, vous aurez toujours les mêmes fonctionnalités, à peu de chose près.

Les avantages du webmail

  • vous pouvez vous connecter depuis n’importe quel ordinateur
  • facile d’utilisation, car rien à paramétrer, contrairement à un logiciel de messagerie

Qu’est-ce qu’un logiciel de messagerie ?

Si vous n’utilisez pas les webmails, c’est que vos emails arrivent directement sur votre logiciel de messagerie. Dans ce cas, vous avez préalablement paramétré votre logiciel pour cela, ce qui implique que vous ne pouvez lire vos emails que depuis cet ordinateur.

Exemple de logiciels de messageries gratuits : Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Incredimail, Winmail Opener, Zimbra, Eudora, etc…

Les avantages du logiciel de messagerie

  • il comporte plus de fonctionnalités que les webmails
  • pas besoin de se connecter / déconnecter
  • sauvegarde plus facile des emails

Utiliser les 2 solutions : pourquoi pas

Il peut être pratique de paramétrer un logiciel de messagerie pour lire vos emails au bureau, mais aussi d’utiliser un webmail pour les lire depuis l’extérieur. Dans ce cas, il faut veiller à quelques points :

  • votre logiciel de messagerie doit être éteint. En effet, s’il reste allumé, il récupérera tous vos emails durant la journée, et vous ne pourrez donc plus les lire depuis l’extérieur.
  • regardez les paramétrages de votre messagerie, et cochez l’option suivante “Laisser une copie de l’email sur le serveur”. De cette manière, vos emails pourront être synchronisé entre le webmail et votre messagerie : après les avoir lu dans votre logiciel, une copie du mail reste sur le webmail.

La solution intermédiaire : IMAP

Qu’est que l’IMAP ?

diagram_imapL’IMAP est l’acronyme de “Internet Message Access Protocol”. Elle consiste à regarder ces mails dans un logiciel de messagerie, comme si vous les voyiez dans un webmail. Dans les cas les plus courants, l’utilisation du logiciel de mail se fait via le système «POP» : vos mails arrivent dans votre programme, et ne sont plus visibles dans le webmail. Vos mails sont désormais sur votre ordinateur.

Dans le système de l’ «IMAP», le logiciel va se connecter automatiquement au webmail et vous lister les mails comme dans la solution traditionnelle ( pop ). Les mails ne sont pas récupérés sur l’ordinateur, ils restent sur le webmail.

Seul inconvénient : il faut paramétrer les mails sortants sur votre logiciel de messagerie en fonction du fournisseur d’accès à chaque fois que vous changez d’endroit. C’est donc une solution idéale pour une ordinateur portable qui voyage toujours aux mêmes endroits, à moins que vous vous connectiez avec une clé 3G.

Les avantages de l’IMAP

  • Pas de mot de passe à rentrer, il suffit de lancer votre programme.
  • Vos mails sont consultables n’importe où.
  • Pas besoin d’avoir son ordinateur avec soi.
  • Si vous créez une arborescence de dossiers, celle ci sera visible aussi dans le webmail. Seul IMAP peut faire ça.

Que faire de sa messagerie mail en vacances ?

Evidemment, il est important de profiter des vacances pour se déconnecter. Donc le mieux est de résister à la tentation et de ne pas regarder sa messagerie du tout. Pour vous y aider, il y a un outil très simple à mettre en place : le répondeur, qui enverra un message d’absence en réponse à chacun des emails reçus.

On le met en place soit directement sur le fournisseur d’hébergement (OVH, O2Switch, ..) soit sur votre logiciel de messagerie. L’idée est de planifier une date de début, et une de fin, puis d’ajouter un message automatique personnalisé. Ainsi, il vous sera plus facile de résister à la tentation de checker vos emails, et surtout, vos contacts comprendrons pourquoi vous ne pouvez pas répondre immédiatement.

Pour aller plus loin

Comment changer de webmail sans perdre vos données : http://studioxine.com/techniques-de-travail/comment-changer-de-webmail

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